Você já ouviu falar da nota fiscal eletrônica? Ela é um documento digital que registra as operações comerciais entre empresas e consumidores. 

A nota fiscal eletrônica substitui a nota fiscal em papel e traz diversos benefícios para os envolvidos. 

Neste post, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica, como ela funciona, quais são as suas vantagens e como emitir uma. 

Confira!

O que é a nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal emitido e armazenado eletronicamente, que comprova a venda de produtos ou serviços. 

Ela tem validade jurídica e fiscal, garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a operação ocorreu.

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 ou 1A, que era impressa em papel e tinha que ser preenchida manualmente. 

Com a NF-e, todo o processo de emissão, transmissão e armazenamento é feito de forma digital, o que reduz custos, erros e fraudes. 

Para isso, é preciso utilizar um emissor de nota fiscal eletrônica.

Existem outros modelos de notas, como a NFS-e e a nota produtor rural.

Como funciona a nota fiscal eletrônica?

Para emitir uma NF-e, é preciso seguir alguns passos:

• obter um certificado digital, que é uma espécie de identidade eletrônica que garante a autenticidade e a integridade dos dados;
• credenciar-se junto à Sefaz do estado onde a empresa está localizada, solicitando a autorização para emitir NF-e;
• adquirir um software emissor de NF-e, que pode ser o gratuito disponibilizado pela Sefaz ou um pago de sua preferência;
• gerar o arquivo XML da NF-e, que é o formato padrão para o envio dos dados fiscais;
• transmitir o arquivo XML para a Sefaz, que vai validar as informações e autorizar ou rejeitar a emissão da NF-e;
• imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é uma representação simplificada da NF-e e deve acompanhar o produto até o destinatário;
• enviar o arquivo XML da NF-e para o destinatário, por e-mail ou outro meio eletrônico;
• guardar o arquivo XML da NF-e por pelo menos cinco anos, para fins de fiscalização.

Quais são as vantagens da nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica traz diversos benefícios para os emitentes, os destinatários e o governo. 

Veja alguns deles:

• reduz os custos com papel, impressão, armazenamento e envio das notas fiscais;
• evita os erros de digitação e de preenchimento das notas fiscais;
• diminui o tempo de emissão e de recebimento das notas fiscais;
• reduz o risco de perda ou extravio das notas fiscais;
• evita a sonegação e a evasão fiscal;
• possibilita o controle e a transparência das operações comerciais;
• gestão e organização das informações fiscais;
• possibilidade de alterar ou cancelar a NFe;
• melhora o relacionamento com os clientes e fornecedores.

É obrigatório a emissão de uma nota fiscal eletrônica?

Todas as empresas que praticam uma atividade econômica precisam emitir nota fiscal eletrônica.

Independentemente do regime tributário, segmento de atuação e estado onde a empresa está situada.

Isso vale também para todo Microempreendedor Individual (MEI) que passou a ser obrigado a emitir Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) no padrão nacional, desde 01 de setembro de 2023.

De modo geral, as empresas que estão no regime do Simples Nacional, Lucro Presumido ou do Lucro Real são obrigadas a emitir NF-e em todas as operações.

Vale ressaltar que a dispensa de emissão de nota fiscal torna-se opcional quando envolve a relação comercial entre uma pessoa jurídica MEI e uma pessoa física. 

Em todos os outros casos, a emissão da nota fiscal é obrigatória.

Conclusão

A nota fiscal eletrônica é um documento essencial para as empresas que realizam operações comerciais com produtos ou serviços. 

Ela facilita o cumprimento das obrigações fiscais, reduz custos e burocracia, melhora a gestão e aumenta a competitividade.

Se você ainda não emite NF-e, não perca tempo e comece a se adaptar a essa nova realidade. 

E se você já emite NF-e, aproveite as vantagens que ela oferece para o seu negócio.